Tjenestevilkår for Avonova Assist og Generelle Avtalevilkår

Gå til hovedinnhold Gå til navigasjon

Tjenestevilkår for Avonova Assist og Generelle Avtalevilkår

Vilkårene er gjeldende fra 15.02.2022.

Tjenestevilkår for Avonova Assist

Vilkårene er gjeldende fra 15.02.2022.

1. Om Tjenestevilkårene

Disse Tjenestevilkårene gjelder for bedrifter ("Kunden") som har inngått avtale ("Avtalen") med Avonova Helse AS og/eller Avonova Solutions AS ("Leverandøren") om kjøpet av "Avonova Assist". Disse Tjenestevilkårene inngår som en del av Avtalen.

2. Avtalens formål

Avtalen gjelder tidsbegrenset tilgang og bruksrett til Avonova Assist («Produktet»), som omfatter bruk av det internettbaserte systemet for HMS-internkontroll kalt Digital («Programvaren») og øvrige produkter og tjenester beskrevet i «Produktbeskrivelse og tjenestevilkår Avonova Assist» (vedlegg [•] i Avtalen).

Tilknytning til Avonova Helse AS som godkjent bedriftshelsetjeneste inngår i Produktet. Gjennom Avtalen om kjøp av Produktet, skal Kunden få tilgang til alle tjenester en godkjent bedriftshelsetjeneste skal levere.

Programvaren har ikke til formål å oppfylle særlige bransjespesifikke krav.

3. Leverandørens ansvar

Leverandøren skal sørge for leveransen av Produktet som det går frem av Avtalen. Innholdet i Produktet er beskrevet i "Produktbeskrivelse og tjenestevilkår Avonova Assist" (vedlegg [•] i Avtalen). Leverandøren vil ikke selv levere alle produkter og tjenester som tilbys i Avtalen, og Leverandøren kan ikke holdes ansvarlig for produkter og tjenester som er levert av andre enn Leverandøren.

Leverandøren skal sikre leveranse og drift av Programvaren i tråd med avtalte tjenestenivå iht. vedlagte "Service Level Agreement" (vedlegg [•] i Avtalen).

Så lenge Kunden innehar lisens til bruk av Produktet og Programvaren, forplikter Leverandøren seg til vederlagsfritt å vedlikeholde og utbedre feil og mangler i Programvaren, forutsett at Leverandøren varsles uten ugrunnet opphold. Mulige feil og mangler som Kunden ikke påberoper uten ugrunnet opphold, gir Leverandøren rett til vederlag for de utgifter rettingen påfører ham. Leverandøren vil påse at Programvaren oppdateres fortløpende ved endringer i relevante lover og forskrifter innenfor det området Avtalen dekker.

4. Lisens
Ved inngåelse av Avtalen og betaling av gjeldende lisensavgift gis Kunden en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar, gjenkallelig og begrenset rett til å bruke Produktet og Programvaren i tråd med Avtalen. Ved opphør av Avtalen trekkes denne rett automatisk og umiddelbart tilbake.

5. Kundens forpliktelser

Kunden er ansvarlig for å legge inn informasjon i Programvaren og for at informasjonen i Programvaren er oppdatert og tilfredsstiller de krav som er satt til innhold og omfang i lov og forskrift som er relevante for Kunden og Kundens virksomhet. Kunden er selv ansvarlig for å oppfylle sine forpliktelser overfor andre, herunder offentlige myndigheter. Kunden er innforstått med at det er nødvendig for at Leverandøren skal kunne oppfylle sine forpliktelser at Kunden gir Leverandøren alle relevante opplysninger og sørger for at de oppgaver som Leverandøren tillegger Kunden eller noen innenfor Kundens kontroll, herunder de skritt for oppstart som beskrives i Leverandørens velkomstepost til Kunden, gjennomføres. Kunden skal gi Leverandøren fullstendige og nøyaktige opplysninger. Det understrekes at Leverandøren er uten ansvar for manglende oppfyllelse av sine forpliktelser etter Avtalen dersom dette skyldes at Kunden ikke har gjennomført sine forpliktelser som nevnt her. Kunden er selv ansvarlig for egen feilaktig bruk av Programvaren.

Kunden samtykker til at Leverandøren gis tilgang til å logge seg inn på Kundens brukere i forbindelse med support, fjernhjelp, rådgivning, feilsøking ol. Kunden skal ikke demontere eller dekompilere Programvaren i sine enkelte komponenter eller forsøke å få tilgang til kildekoder.

6. Endringer og oppgraderinger av Programvaren

Leverandøren forbeholder seg rett til å gjøre fortløpende endringer, oppgraderinger samt vedlikehold av Programvaren. Formålet vil hovedsakelig være forbedringer og videreutvikling av Programvaren, samt endringer knyttet til retting og endringer i tråd med endringer av regler ol. Slike endinger er vederlagsfrie for Kunden. Kunden aksepterer at Leverandøren gjennomfører slike endringer og at dette kan føre til endring av funksjonalitet og brukeroppsett uten at Leverandøren blir ansvarlig for opplæring av Kunden ut over alminnelig brukerstøtte.

7. Rettigheter og plikter ved oppsigelse av avtalen

Ved opphør av Avtalen forplikter Leverandøren seg til å stille til disposisjon for Kunden det innhold/data som Kunden har lagt inn i Programvaren. Programvaren vil stå åpent for Kunden ut inneværende Avtaleperiode, med mindre annet er særskilt avtalt. Kunden er selv ansvarlig for å hente ut aktuelt innhold/data for eget videre bruk. Etter opphør/utløpet av Avtalen er Leverandøren ikke lenger ansvarlig for å beholde Kundens innhold/data i Programvaren og har ikke ansvar for lagring av data, back-up, rekonstruksjon el.

8. Endringer i Tjenestevilkårene Avtalen

Leverandøren kan ensidig og med virkning fremover i tid endre Tjenestevilkårene med minimum én måneds skriftlig varsel til Kunden. Alle varsler om endring skal gjøres skriftlig, men gjerne elektronisk.

9. Avtaleperiode og oppsigelse

Med mindre noe annet fremgår av Avtalen, har Avtalen en bindende varighet på 36 måneder ("Avtaleperioden"). Første Avtaleperiode starter å løpe ved signering av Avtalen. I Avtaleperioden kan Avtalen ikke sies opp.

Ved utløpet av Avtaleperioden fornyes Avtalen automatisk slik at en ny Avtaleperiode (36 mnd.) løper, med mindre Avtalen sies opp senest tre (3) måneder før utløpet av Avtaleperioden. Fornyelse skjer den første dagen i den måneden Avtalen ble inngått. Slik fornyelse av Avtalen gjentas inntil Avtalen sies opp innen tre (3) måneder før utløpet av inneværende Avtaleperiode. En eventuell oppsigelse skal gjøres skriftlig og sendes per epost til kundeservice@avonova.no.

Avtalen kan kun sies opp ved utløpet av inneværende Avtaleperiode, og en oppsigelse innebærer at Avtalen opphører ved utløpet av Avtaleperioden.  

Bestemmelsene om Avtaleperiode og oppsigelse i dette punkt 9. gjelder tilsvarende for reduksjon av antall lisenser uten at Avtalen blir sagt opp. Kunden kan dermed kun redusere antall lisenser ved utløpet av Avtaleperioden.

10. Fakturering

Det faktureres forskuddsvis for 12 måneder av gangen for Kundens lisens til Produktet, om ikke annet er spesifisert i Avtalen. Betaling skal skje i henhold til fristen fastsatt på Leverandørens faktura, og normalt skal betalingsfristen settes til 14 dager etter faktura er utstedt.

Alle priser er oppgitt eks. mva., og eventuell mva. kommer i tillegg. Leverandøren forbeholder seg retten til å fakturere Kunden for skyldig mva. tilbake i tid.  

Generelle Avtalevilkår

Vilkårene er gjeldende fra 15.02.2022.

1. Om avtalevilkårene

Disse Generelle Avtalevilkårene gjelder for bedrifter ("Kunden") som har inngått avtale ("Avtalen") med Avonova Helse AS og/eller Avonova Solutions AS ("Leverandøren"). Disse Generelle Avtalevilkårene gjelder som en del av Avtalen.

2. Tjenestens innhold og organisering

2.1. Faglig kvalitet og organisering

Leverandøren er ISO-sertifisert gjennom ISO 9001:2015. Kunden vil ha tilgang til aktuell fagkompetanse innenfor de tjenesteområder som skal leveres. Leverandøren skal i henhold til arbeidsmiljøloven § 3-3 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13 (om bedriftshelsetjeneste):

  • Legge til rette for god og effektiv samhandling mellom Leverandøren og Kunden
  • Sammen med Kunden utarbeide en samarbeidsplan med utgangspunkt i Kundens handlingsplan og Kundens kartlagte behov for bedriftshelsetjenester.
  • Ha overordnet oversikt over pågående og/eller planlagte leveranser fra bedriftshelsetjenesten og hvilke ressurser dette krever
  • Bistå kunden med å planlegge og tilrettelegge for leveranser fra bedriftshelsetjenesten.
  • Utarbeide periodevise leveranserapporter/årsrapporter

Partene forplikter seg til å legge forholdene til rette for den praktiske gjennomføringen av avtalte aktiviteter.

2.2. Samarbeidsplan og avtalte aktiviteter

Partene skal utarbeide en samarbeidsplan hvor de enkelte aktiviteter for hvert år fastsettes. Samarbeidsplanen skal sikre en nødvendig forutsigbarhet om ressursbehov og ønsket fremdrift i aktiviteter. Aktiviteter som er forankret i samarbeidsplanen er bindende for leveranse og fakturering.

Samarbeidsplanen kan kun endres dersom Leverandøren og Kunden er enige i at slik endring kan la seg gjennomføre. Kunden forplikter seg til å legge til rette for at avtalte aktiviteter kan gjennomføres i henhold til avtale.

Endringer i tidspunkt for gjennomføring må meddeles innen fire uker, med mindre andre frister følger av Avtalen (se punkt 3.4 nedenfor) eller er avtalt mellom partene.

Avlysning etter utløp av frister betraktes som leverte tjenester og faktureres i sin helhet.

3. Priser, fakturering og betaling

3.1 Priser

Alle priser som er angitt i Avtalen gjelder for ett kalenderår av gangen, med mindre annet er særskilt avtalt. Prisene er gjenstand for årlig indeksregulering. Prisøkning trer i kraft pr. 1. januar. Første prisøkning skjer 1. januar i året etter avtaleinngåelsen. Prisøkninger er begrenset oppad til endringen av arbeidskraftindeksen etter næring (ifølge Statistisk Sentralbyrå - SSB).

Eventuelle kostnader til kjøp av vaksiner eller materiell/analyser kommer i tillegg til oppgitte timepriser.

Alt arbeid utføres som utgangspunkt innenfor Leverandørens normale kontortid som er kl. 08.00–16.00. Arbeid utover normal kontortid beregnes med overtidstillegg i henhold til statens satser for overtidsarbeid.

Priser beregnes basert på faktisk medgått tid og ut fra per påbegynte halvtime. Forarbeid, reising og etterarbeid (rapportskriving etc.) inkluderes i beregningen. Reisekostnader faktureres etter statens satser.

Alle priser er angitt uten merverdiavgift. Ved en eventuell innføring av merverdiavgift eller andre avgifter fra myndighetene vil dette komme i tillegg til de angitte prisene. Leverandøren forbeholder seg retten til å fakturere for skyldig merverdiavgift tilbake i tid.

For tjenester som ikke inngår som del av ordinær bedriftshelsetjeneste, vil leveransen være merverdiavgift-pliktig og dette vil komme i tillegg.

3.2. Fakturering

Forhåndsavtalte leveranser faktureres forskuddsvis for hver periode fastsatt i Avtalen. Tilleggstjenester levert i henhold til avtale om Avonova Assist faktureres etterskuddsvis, fortløpende.

Betaling skal skje i henhold til fristen fastsatt på Leverandørens faktura, og normalt skal betalingsfristen settes til 14 dager etter faktura er utstedt. 

3.3. Betaling

Ved forsinket betaling vil det påløpe renter, purregebyr og omkostninger etter gjeldende regler for inndriving av forfalte pengekrav. Dersom Kunden ikke betaler innen betalingsfristens utløp, vil kravet kunne bli overført til tredjepart for videre inndrivelse og eventuell overføring til inkasso.

3.4 Endringer og avbestilling av tjenester

Endringer i tidspunkt for gjennomføring av forhåndsavtalte HMS-aktiviteter må meddeles innen fem (5) virkedager.

For endringer i helseundersøkelser for hele eller deler av bedriftens ansatte må endringer i tidspunkt meddeles minimum ti (10) virkedager før første time. 

For enkelttimer som avbestilles eller endres er fristen tre (3) virkedager i forveien.

Avbestilling etter de nevnte frister betraktes som leverte tjenester og behandles deretter.

4. Behandling av personopplysninger

Dersom Leverandøren skal behandle personopplysninger på vegne av Kunden, forplikter Kunden og Leverandøren seg til å utføre sine forpliktelser etter Avtalen i tråd med gjeldende personvernlovgivning.

For øvrig skal partene etterleve sine forpliktelser etter "Databehandleravtalen" (vedlegg [•] i Avtalen).

For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal både Kunden og Leverandøren dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for medarbeidere hos begge parter og Datatilsynet. Begge parter er selv ansvarlige for å oppfylle og etterleve de krav som stilles til dem i medhold av personopplysningsloven med forskrifter.

5. Opphavsrett og immaterielle rettigheter

5.1 Generelt

Avtalen endrer ikke de opphavs-, disposisjons- eller eiendomsrettighetene partene hadde før avtalen, og som de beholder under gjennomføringen av Avtalen.

Kundens tilgang til Leverandørens programvare og tjenester omfatter de beføyelser som er nødvendig for å benytte programvaren og/eller tjenesten(e) i henhold til Avtalens formål. Med mindre annet er særskilt avtalt, overdras ingen immaterielle rettigheter til Kunden. Kunden har heller ikke eksklusiv tilgang til tjenestene som følger av Avtalen.

Opphavsretten til, samt eventuelle tilpasninger av og tillegg til Leverandørens programvare som utføres og leveres på vegne av Kunden skal være Leverandørens eiendom.

Kunden forplikter seg uttrykkelig til å medvirke til beskyttelse av Leverandørens immaterielle rettigheter, blant annet ved straks å rapportere og eventuelt forhindre enhver form for ”hacking”, ”reverse engineering” eller annet angrep på Leverandørens program som Kunden måtte få kjennskap til.

5.2 Rekonstruksjon av data
Dersom det blir behov for å rekonstruere data, vil Leverandøren være ansvarlig for vederlagsfritt å rette feil og/eller tap som skyldes forhold på Leverandørens side. Dette gjelder ikke dersom tap av data skyldes feil i tredjepartsleveranser, med mindre Leverandøren kunne eller burde ha begrenset omfanget og/eller konsekvensene av slike feil. Ved behov for rekonstruksjon av data som skyldes forhold på Kundens side, kan det inngås særskilt avtale med Leverandøren om leveranse av og pris på en slik tjeneste. Leverandøren har ikke plikt til å tilby en slik tjeneste.

Dersom det ikke er mulig for Leverandøren alene å rekonstruere data, skal data i tilfeller som nevnt ovenfor rekonstrueres i samarbeid mellom partene, eller ved hjelp av tredjepart.

I tilfelle av tap eller ødeleggelse av data som skyldes forhold på Kundens side, skal Kunden dekke Leverandørens dokumenterte merkostnader som slike forhold måtte medføre. Dette gjelder likevel ikke dersom rekonstrueringen blir vanskeligere eller mer tidkrevende som følge av at Leverandøren ikke har fulgt de rutiner for sikkerhetskopiering som er avtalt. I de tilfeller Kunden skal dekke Leverandørens merkostnader, skal Leverandøren holde Kunden løpende orientert om hvilke kostnader som pådras, og Kunden skal ha rett til å pålegge Leverandøren å stanse arbeidet med rekonstruksjonen.

6. Informasjon og konfidensialitet

Kunden plikter å informere Leverandøren regelmessig, og minst en gang årlig, om endringer i ansattstatus for ansatte som er knyttet til Avtalen.

All informasjon Leverandøren mottar om og fra Kunden skal behandles konfidensielt, slik at den ikke unødig blir kjent for uvedkommende. Begge parter er forpliktet til å ta nødvendige forholdsregler for å sikre slik konfidensialitet. Hva som her fastsettes for partene gjelder også for ansatte og andre som arbeider for partene

Det som er fastsatt her i punkt 6 gjelder også etter opphør av Avtalen.

Kunden aksepterer at Leverandøren kan ha oppdrag for Kundens konkurrenter eller andre hvis interesser på nåværende eller fremtidig tidspunkt er eller kan være i konflikt med Kundens interesser.

Kunden må ikke utlevere opplysninger om Leverandøren på en måte som kan føre til tap eller skade for Leverandøren.

De forpliktelser som fremgår av bestemmelsen her er likevel ikke til hinder for at Kunden eller Leverandøren kan utlevere konfidensiell informasjon:

  • som er eller blir offentlig kjent på annen måte enn gjennom brudd på denne bestemmelsen;
  • som er eller blir kjent fra andre kilder uten restriksjoner for offentliggjøring; eller 
  • som er nødvendig for å oppfylle forpliktelser i lov eller forskrift.

Partene er heller ikke forhindret fra å utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføring av Avtalen.

7. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra eller overføre til andre de rettigheter og plikter som følger av Avtalen, med mindre Leverandøren gir sitt samtykke på forhånd.

Leverandøren kan overføre Avtalen til andre selskap innad i eget konsern.

8. Reklamasjon og mislighold

Hvis Kunden ønsker å drøfte mulige forbedringer av programvaren eller tjenestene med Leverandøren, eller hvis Kunden er misfornøyd med tjenestene som mottas, kan Kunden ta saken opp med Leverandøren. Leverandøren vil behandle klager nøye og så raskt som mulig, og Leverandøren vil søke etter beste evne å oppklare forholdet med Kunden.

Partene er enige om at før mislighold av noe art fører til konflikt eller krav fremsettes mot den andre parten, skal partene forhandle og søke å oppnå en minnelig løsning. Dersom forhandlingene ikke fører frem, kan rettslige skritt iverksettes etter at en av partene skriftlig erklærer at forhandlingene er avsluttet.

Uavhengig av det ovenstående har Leverandøren likevel, ved misligholdt betaling fra Kunde etter betalingsoppfordring, rett til å stanse alle løpende ytelser inntil ytelsen er betalt.

Avtalen kan heves ved vesentlig mislighold fra den annen part dersom forholdet ikke er rettet innen 30 dager etter at varsel om misligholdet ble gitt til den misligholdende parten. Betalingsmislighold ansees å være vesentlig mislighold som gir Leverandøren rett til å heve Avtalen. Ved en eventuell heving av Avtalen vil Kunden ha rett til få ut de data/opplysninger som ansees som Kundens eiendom. Leverandøren vil gi Kunden tilgang til å hente ut slike data med en gitt frist etter særskilt avtale. Heving fra Kundens side vil ikke gi rett til tilbakebetaling av innbetalt vederlag.

9. Erstatning og ansvarsbegrensning

Leverandøren kan ikke holdes ansvarlig for produkter og/eller tjenester som leveres/gjennomføres av andre enn Leverandøren.

Alminnelige erstatningsrettslige regler skal gjelde mellom partene. Kundens eventuelle erstatningskrav mot Leverandøren er likevel begrenset til en sum tilsvarende det samlede vederlag Leverandøren mottar per år i henhold til Avtalen, eksklusiv eventuell merverdiavgift.

Denne ansvarsbegrensningen gjelder likevel ikke ved grov uaktsomhet eller forsett fra Leverandørens side eller ansvar som etter lov ikke kan begrenses.

Krav om erstatning skal framsettes snarest og senest seks – 6–måneder etter at skade er inntruffet. Dersom krav ikke er fremsatt innen denne fristen, mister Kunden rett til å gjøre sitt krav gjeldende.

10. Force Majeure

Partene er ikke ansvarlig for mislighold av sine respektive forpliktelser etter Avtalen hvis misligholdet skyldes forhold som ligger utenfor den aktuelle partens kontroll og som vesentlig vanskeliggjør oppfyllelse, dersom partene ikke rimeligvis kunne ta forholdet i betraktning da Avtalen ble inngått eller fornyet. 

11. Endringer av Avtalen

Leverandøren kan ensidig og med virkning fremover i tid endre de Generelle Vilkår. Leverandøren skal opplyse Kunden om materielle endringer med minimum én måneds skriftlig varsel. Alle slike varsel om endringer skal være skriftlige og kan være elektroniske.

12. Lovvalg og verneting

Denne Avtalen og tvister som måtte oppstå som følge av den, er underlagt norsk lov og norske domstolers eksklusive jurisdiksjon. Leverandørens hjemting er å anse som eksklusivt verneting.

13. Dokumentrekkefølge

Avtalen mellom Leverandøren og Kunden for den enkelte tjeneste består av de dokumenter som er nevnt i den særskilte avtalen mellom Leverandøren og Kunden og i den rekkefølgen som er nevnt der.

Vil du motta nyhetsbrev med nyttige tips til deg som leder?