Slik etablerte Dueland Bilservice gode HMS-rutiner for oppfølging av sykefravær

Da sykefraværet hos Dueland Bilservice var på sitt høyeste, beskrev daglig leder Silje Dueland følelsen som overveldende. Ansatte var inn og ut av fravær, det var vanskelig å holde oversikt, og dialogen mellom leder og ansatt ble fragmentert.

– Jeg følte jeg mistet kontrollen over menneskene, sier hun ærlig.

Det var først da de tok i bruk Avonova Assist at endringen startet. Med påminnelser, struktur og profesjonell støtte ble det lettere å følge opp – og viktigst av alt: lettere å være et medmenneske.

Fra generelle prinsipper til konkrete løsninger: HMS i praksis hos Dueland

Enhver virksomhet bør som et minimum etablere noen enkle, tydelige rutiner og policyer for hvordan sykefravær skal følges opp. Dette gir forutsigbarhet når en situasjon oppstår, og bidrar til at både ledere og ansatte vet hva de kan forvente. Men det holder ikke at rutinene eksisterer – de må være enkle å bruke, tilpasset virksomheten og kjent for alle. Først da blir de nyttige.

Hos Dueland Bilservice var sykefraværsoppfølgingen preget av usikkerhet og fragmentert dialog. Ved hjelp av Avonova Assist fikk de struktur og støtte til å etablere rutiner som levde i hverdagen. Ikke som rigide skjemaer, men som praktiske verktøy som var lette å benytte seg av – både for ledere og medarbeidere.

Når noe ikke fungerte, justerte de fortløpende. Når det oppsto nye behov, ble rutinene oppdatert. På den måten ble sykefraværsarbeidet et levende system – ikke en passiv perm i hylla.

Et bredere blikk på HMS

Parallelt tok Dueland et bredere blikk på HMS: Det ble iganggsatt grundige kartlegginger av både fysiske farer, samt psykososiale og organisatoriske forhold. Én av mekanikerne var for eksempel gravid. I samarbeid med Avonova ble dette grundig risikovurdert. Her fikk Dueland konkrete svar på hvilke oppgaver vedkommende trygt kunne gjennomføre og hvor det var behov for tilrettelegging. En god og sikker løsning – for både arbeidsgiver og arbeidstaker.

Ergonomiske utfordringer som tunge løft og fysisk utfordrende arbeidsstillinger ble grundig kartlagt. Hvordan kan man forebygge sykefravær blant mekanikere som sliter med ryggplager, eller kjenner tegn på en tidlig senebetennelse? Og hva med det menneskelige aspektet, for eksempel unge ansatte med lav mestringsfølelse?

Ved å forstå utfordringene folk faktisk står i – både på jobb og hjemme – kunne ledelsen jobbe mer treffsikkert. Dette ble en nøkkel for å lykkes med både forebygging og oppfølging.

Struktur som gir resultater

Dueland er et godt eksempel på hvordan HMS-rutiner kan og bør være levende dokumenter – rutiner som oppdateres og forbedres når virkeligheten krever det. De erfarte at god struktur ikke handler om å være rigid, men om å være forberedt.

Dette gjorde en konkret forskjell:

1. Systematisk oppfølging med dialogmøter

Med klare påminnelser og dokumentasjon ble det enklere å holde i samtaler og lage fremdriftsplaner. Dette ble spesielt viktig i tilfellet med Stephan – en ansatt som fikk både tett oppfølging og fleksibilitet i en utfordrende periode.

2. Tilrettelegging basert på virkeligheten

I samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV fant de reelle, gjennomførbare tilpasninger: Stephan fikk for eksempel i en periode jobbe i kundefront og med teoretiske verkstedoppgaver, i stedet for fysisk krevende arbeid.

3. Verdige avslutninger når det var riktig

Ikke alle løsninger handlet om tilbakeføring. I noen tilfeller resulterte prosessene i avslutninger – men med forståelse, respekt og god dokumentasjon. Det skapte trygghet for begge parter.

4. Forebygging med et 24-timersblikk og risikovurderinger

Hos Dueland tok de HMS-arbeidet et steg videre ved å også se etter risikofaktorer som ikke alltid er synlige. De visste at utfordringer i privatlivet, psykiske belastninger og muskel- og skjelettplager var reelle risikoer – og tok dette på alvor i vurderingene sine. Det handler om å kjenne menneskene, og tørre å spørre: Hva står egentlig i veien for at du skal ha det bra på jobb?

5. Styrket ledelse og kultur

For Silje som leder ble det lettere å stå i krevende situasjoner. Med struktur og veiledning ble sykefraværsarbeid noe hun mestret, og kulturen i virksomheten ble mer åpen, støttende og løsningsorientert.

Gode råd for å styrke sykefraværsoppfølgingen:

• Lag enkle og tilpassede rutiner Utform interne rutiner og policyer for sykefraværsoppfølging som er i tråd med lovverket – og tilpasset virksomhetens hverdag.

• Involver ansatte i utformingen Sørg for medvirkning fra både ledere og medarbeidere, slik at rutinene blir godt forankret og oppleves relevante: "Slik gjør vi det hos oss."

• Unngå rigide løsninger Hvis rutinene er for tunge eller omfattende, blir de ofte ikke fulgt. Hold det enkelt og praktisk.

• La rutinene leve Gå jevnlig gjennom rutiner og oppdater dem ved behov. Gode rutiner utvikles over tid, basert på erfaring.

• Gjør riktige risikovurderinger Ikke begrens risikovurderinger til det fysiske arbeidsmiljøet – vurder også psykiske belastninger og organisatoriske forhold.

• Ta utgangspunkt i reelle sykefraværsårsaker Psykiske plager og muskel- og skjelettsmerter er blant de vanligste årsakene til sykefravær – speiles det i deres HMS-arbeid?

• Se hele mennesket – 24-timersperspektivet Ledere bør forstå hvordan livssituasjon, søvn, smerter eller psykisk belastning kan påvirke arbeidsevnen.

• Kartlegg risiko i ulike avdelinger Hver enhet har sine utfordringer – kjenn til forholdene i økonomiavdelingen, blant sjåførene, selgerne, juristene og andre grupper.

• Få hjelp om nødvendig Bruk ekstern kompetanse til å jobbe helhetlig og systematisk med HMS og sykefraværsarbeid for bedre effekt og langsiktige resultater.

Resultatet: Fra 30 % til 3 % sykefravær

I dag er sykefraværet hos Dueland Bilservice nede i 3 %. Flere ansatte som sto i fare for å falle ut, er i jobb. Stephan er ett av disse eksemplene. Han er i dag i full stilling, takknemlig og stolt over at noen valgte å tro på ham.

Fra teori til virkelighet: Hva Dueland lærte – og hva du kan ta med deg

• Gode HMS-rutiner starter med oversikt og struktur

• Medvirkningsplikt og dialog gir bedre løsninger enn kontroll og ensidige forventninger

• Bedriftshelsetjenesten er en viktig partner i krevende prosesser

• Det lønner seg å stå i det – både menneskelig og økonomisk

Vil du vite mer om hvordan Avonova Assist kan hjelpe deg i gang med strukturert sykefraværsarbeid?