Sykefraværet stoppet bilene hos Utne Transport: – Det ble til slutt helt uholdbart

På det meste var nesten én av tre faste sjåfører borte. Det totale sykefraværet lå på rundt 15 prosent. Etter ett år med tettere oppfølging, bedre innsikt og en fast rytme i sykefraværsarbeidet, er det totale fraværet redusert til under 7 prosent.

Men for daglig leder Kjell Utne handlet det aldri bare om tallet i statistikken.

Når en sjåfør er syk, står bilen

Utne Transport er en familiebedrift i Sarpsborg med røtter tilbake til 1963. Bedriften frakter gods i store deler av Sør-Norge og mot Sverige - blant annet mat, byggevarer og gjenvinning.

For Kjell Utne er bedriften mer enn en arbeidsplass. Han har vært med siden han var tolv år. Han har kjørt bilene, jobbet på kontoret, administrert og ledet. Faren startet bedriften. Nå er det Kjell som har ansvaret.

I en transportbedrift finnes det lite slakk. Rutene må gå. Kundene venter. Mange leveranser har korte tidsvinduer. Noen oppdrag tåler ikke forsinkelser. Andre krever at bilen kommer akkurat når den skal - ikke for tidlig, ikke for sent.

For en transportbedrift forsvinner heller ikke kostnadene når bilen står. Kjøretøy, avtaler, kunder, lønn og drift løper videre.

Derfor ble sykefraværet etter hvert mye mer enn et HR-tema. – Er en sjåfør syk, så står bilen. Det fikk umiddelbare konsekvenser. Vi slet med å utføre tjenestene våre, sier Kjell Utne.

Da vikarene forsvant

Problemene bygde seg ikke opp over natta.

Under pandemien dro mange utenlandske sjåfører hjem. Svensker, polakker, litauere, folk som hadde kjørt norske biler i mange år. Da samfunnet åpnet igjen, kom nesten ingen tilbake.

For Utne Transport ble det en stor utfordring. Vikarene var borte og rekrutteringen ble vanskeligere. Samtidig hadde bransjen i mange år lent seg på god tilgang på sjåfører fra utlandet.

Sykefraværet hos den tradisjonsrike Østfold-bedriften begynte å bite seg fast.

De som var på jobb, måtte dekke opp for dem som ikke var der. Det ga mer press på færre mennesker. Lederne brukte mer tid på akutt bemanning. Oppfølgingen av dem som allerede var syke, ble skjøvet på.

Slik kan en sykefraværsspiral se ut i praksis: Ikke dramatisk fra dag én. Bare litt for mye press, litt for lenge.

De prøvde å løse det selv

Kjell ventet ikke på at problemet skulle forsvinne.

Han ansatte Jon Arneberg som dedikert personalansvarlig for sjåførstaben. Jon fikk ansvar for rekruttering, oppfølging og turnus - et samlet grep for å få bedre kontroll på bemanningen.

Det bidro til at rekrutteringen ble mer strukturert, og at turnusen fikk tettere oppfølging. Flere ting kom på plass.

Men sykefraværet gikk ikke nok ned.

Jon beskriver en hverdag der han ofte brukte tiden på det som hastet mest: å finne folk til biler som manglet sjåfør.

Samtidig lå det andre oppgaver og ventet. Samtaler som burde vært tatt. Sykefravær som burde vært fulgt opp tidligere. Folk som kanskje trengte å bli sett før fraværet ble langt.

Jon bruker ett ord om følelsen:

– Utilstrekkelighet.

Kjell kjenner seg igjen.

– Jeg kan sette to streker under svaret på det.

Hør Kjell Utne og Jon Arneberg fortelle historien selv

I podkastepisoden av Gjør det snakkbart beskriver Kjell og Jon hvordan sykefraværet påvirket driften, hva som gjorde oppfølgingen krevende — og hvorfor de måtte begynne å jobbe tettere på sjåførene.

Sjåførene var alene med mer enn rattet

Noe av utfordringen lå i selve arbeidshverdagen.

En sjåfør sitter ofte alene i bilen åtte til ti timer om dagen. Oppdragene kommer digitalt, leveranser kvitteres ut på skjerm og tidspresset er høyt. De gamle møteplassene i bransjen; kaffepausene, praten med kollegaer, små avklaringer ansikt til ansikt — er blitt færre.

– Sjåføren skal jo rekke noe hele tiden, sier Kjell.

Det gjør oppfølging vanskeligere. Ikke fordi lederne ikke vil, men fordi avstanden mellom leder og ansatt kan bli stor. Uten at noen egentlig merker det før det har gått for langt.

Jon beskriver hvordan lange dager alene kan forsterke misnøye og bekymring. Hvis en ansatt sitter mye alene med egne tanker, kan det negative få vokse. Små irritasjoner og bekymringer blir større. Signaler kan komme for sent.

For Utne Transport handlet dette også om sikkerhet.

Når en sjåfør håndterer tung last i trafikken, er søvn, konsentrasjon og overskudd avgjørende. Er du ikke skikket til å kjøre, skal du ikke kjøre. Da må bilen heller stå.

Men for en transportbedrift får det konsekvenser med én gang.

Budskapet som traff

Kjell hadde samarbeidet med flere bedriftshelseaktører tidligere. Han opplevde ikke at de hadde god nok kjennskap til transportbransjen.

– Det er ikke så mange som forstår transportnæringens behov, sier han.

Med Avonova opplevde Kjell at noen forstod problemet slik det faktisk så ut i en travel transporthverdag.

– Skal vi klare dette, så må vi følge opp sjåføren. Det er den eneste måten. Vi må komme litt under huden på hver enkelt.

Ikke for å kontrollere, men for å forstå hva som faktisk gjorde det vanskelig å stå i jobb.

For Utne Transport ble det starten på et mer systematisk arbeid. Ikke ett stort tiltak som skulle løse alt. Men en rytme de kunne holde fast i.

Fra brannslukking til rytme

Kjell og Jon trengte ikke bare bedre oversikt over hvem som var borte. De trengte å forstå hva som gjorde at fraværet stadig kom tilbake.

Hva handlet om arbeidshverdagen? Hva handlet om livet utenfor jobb? Hvilke mønstre gikk igjen? Og hvor kunne de komme tidligere inn, før fraværet vokste?

Derfor ble oppfølgingen satt mer i system.

De har nå etablert en fast rytme for sykefraværsarbeidet, der ledelsen i samarbeid med Avonova jevnlig går gjennom status, mønstre og aktuelle tiltak. I Avonova kalles dette Møteplassen. For Utne betyr det at sykefravær ikke bare er noe man tar tak i når tallene ble røde, men noe de følger opp jevnlig.

Det ble også gjennomført en større kartlegging av sykefraværet blant ansatte og ledere. Målet var ikke å samle inn diagnoser, men å se mønstre: Hvor oppstår presset? Hva går igjen? Hva kan handle om arbeidshverdagen? Og hva kan handle om livet rundt jobben? Lederne fikk støtte i hva de kan spørre om, hva de ikke skal spørre om, og hvordan vanskelige samtaler kan gjennomføres på en ryddig måte.

I dag blir de ansatte ofte påmint hvilke helsetjenester de faktisk har tilgang til gjennom jobben.

Jon har blitt en aktiv pådriver for at sjåførene skal bruke tilbudene tidligere.

– Om noen sliter med søvnvansker så anbefaler jeg dem å ta kontakt med videopsykolog. Det koster ikke noe og kan være gull verdt for å få sortert tankene», sier han.

For ham handler det ikke om å flytte ansvaret over på den ansatte. Det handler om å senke terskelen for å be om hjelp før problemet blir større.

Aha-opplevelsen: 24-timersmennesket

Mennesker legger ikke igjen livet hjemme når de går på jobb. Og de legger ikke alltid igjen jobben når de kommer hjem.

For en sjåfør kan søvnproblemer, samlivsbrudd, økonomi eller bekymringer hjemme bli med inn i førerhytta. På samme måte kan høyt press, misnøye eller stress fra jobben bli med hjem igjen.

Jon sier det på sin egen måte:

Det er direkte. Men det er også lett å forstå.

Poenget er ikke at arbeidsgiver skal ta ansvar for alt som skjer i livet til folk. Men i driftstunge virksomheter kan søvn, stress og livsbelastninger raskt få konsekvenser for sikkerhet, bemanning og leveranser.

For Utne Transport ble 24-timers-mennesket mer enn et faglig begrep. Det ble driftsforståelse.

Hvis en sjåfør sover dårlig, påvirker det konsentrasjonen. Hvis konsentrasjonen ikke er der, kan vedkommende ikke kjøre. Hvis sjåføren ikke kan kjøre, står bilen. Hvis bilen står, må ledelsen finne en løsning før neste rute.

En ansatts livssituasjon og drift er tettere knyttet sammen enn vi tenker og tror.

Resultatet er bedre — men arbeidet fortsetter

Etter rundt ett år beskriver Kjell og Jon en tydelig bedring. Sykefraværet er redusert fra 15 % til under 7 %.

Målet er fortsatt lavere. Kjell er tydelig på at Utne Transport ikke er ferdig. Men noe er endret.

Lederne har fått mer struktur. Jon står ikke like alene i oppfølgingen. Sjåførene har fått flere steder å henvende seg. Misnøyen er mindre synlig enn før. Og kontoret jobber mer samlet.

Det er også etablert faste driftsmøter, der de ansatte kan løfte innspill og utfordringer. Én gang i måneden samles hele kontoret.

For Kjell handler det ikke bare om fraværsprosent.

– For meg som daglig leder kjenner jeg på en mye større positivitet, sier han.

Han vet at tillit tar tid.

– Det tar lang tid å bygge opp tillit og ti sekunder å rive den ned igjen. Men jeg synes vi er på veldig god vei nå.

Vil dere se nærmere på hva som driver fraværet hos dere?

Utne Transport fant ikke én enkel løsning. De fant en måte å jobbe jevnere på.

For mange virksomheter starter det samme sted: med å forstå hva sykefraværet faktisk er drevet av. Ikke bare hvem som er borte, men hvilke mønstre som går igjen — i arbeidshverdagen, i ledelsen, i kulturen og i livet rundt jobben.

Avonova hjelper virksomheter med å kartlegge sykefravær, se mønstre tidligere og bygge en struktur for oppfølging som holder over tid.