Stamina Helse blir Avonova Norge. Les mer her.

Slik lykkes du med et produktivt og trygt hjemmekontor

Gå til hovedinnhold Gå til navigasjon

Slik lykkes du med et produktivt og trygt hjemmekontor

Mange sitter i dag og arbeider fra hjemmekontor. Dette er en ny og utfordrende hverdag for mange, og vi har derfor laget en samleside om ting du må vite for å gi de ansatte best mulig utgangspunkt for en effektiv og trygg arbeidshverdag fra hjemmekontoret.

Bilde av godt oppsett av hjemmekontor med notatbøker og datamaskiner

 

Du kan fylle ut skjema nederst på siden for å kontakte oss om hjelp til tilpasning av hjemmekontor.

 

Hjemmekontor for alle som kan

Generelt sett har myndighetene gått ut og anbefalt hjemmekontor for alle som kan ha det. Det vil si at alle som ikke arbeider i yrker som regnes som særlige viktige samfunnsaksjoner (blant annet helsepersonale, politi, brannvesen), eller yrker hvor det ellers er vanskelig å omstille til arbeid hjemmefra.

I særlig smitteutsatte områder, slik som i Oslo har det siden 20. oktober vært innført et påbud om hjemmekontor for de som kan. Dette er en forskriftsendring som pålegger arbeidsgiveren å sørge for at de ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig.  Arbeidsgivere må dokumentere at de har informert de ansatte om at det finnes et hjemmekontorpåbud, samt må dokumentere hvilke rutiner og systemer som er innført for hjemmekontor i bedriften. Brudd på dette uten gyldig grunn kan føre til reaksjoner.

Regler om godt arbeidsmiljø på hjemmekontoret

På tross av at man nå jobber hjemmefra, har arbeidstakere fortsatt krav på at sin nye arbeidsplass skal være forsvarlig å arbeide fra, for å opprettholde trygghet og effektivitet. Det betyr at arbeidsgiver og arbeidstaker fortsatt må samarbeide for sikre et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø, tilpasset kravene for hjemmekontor. På den måten skal man unngå at det å jobbe hjemmefra fører til plager, skader eller sykdom hos den enkelte arbeidstaker.

I tillegg har arbeidsmiljøloven en egen forskrift over regler for hjemmekontor som handler om tilleggskrav for arbeid fra hjemmekontor. Denne har Arbeidstilsynet bekreftet at arbeidsgiver skal vurdere når hjemmekontorordningen har vart så lenge som den har. Det kan derfor være vanskelig å ha oversikt over hva lovverket sier om arbeid fra hjemmekontoret.

 

Risikovurdering av hjemmekontor

Avonova har erfaring med at det kan være hensiktsmessig å gjennomføre en risikovurdering av de ansattes hjemmekontor for å få en oversikt over de ulike tiltakene som må gjøres for å møte reglene for hjemmekontor som kreves gjennom lovverket.

 

Oppretthold produktiviteten på hjemmekontoret

Det finnes fortsatt fordommer om at hjemmekontoret er med på å senke effektiviteten blant de ansatte, men med gode, faste rutiner og godt utstyr trenger ikke dette være sant. Snarere tvert imot. 

Det er ting du og dine ansatte kan gjøre for å øke effektiviteten på hjemmekontoret. Blant annet er det viktig at du ser positivt på situasjonen og tar den nye hverdagen som en utfordring. Ellers bør man forsøke å følge vanlige arbeidsrutiner. Hvis man er bekymret for at de ansatte ikke arbeider som de skal, kan det lønne seg å sette opp faste planer for hva som skal være gjort i løpet av dagen. Unngå flytende tid så langt det lar seg gjøre.

En investering i godt utstyr for kontor kan være med å øke produktiviteten, da gode verktøy kan gjøre arbeidssituasjonen enklere for de fleste. Nytt og godt utstyr inkluderer også å sikre at arbeidsplassen på hjemmekontoret er både komfortabel og ergonomisk. Arbeidsplassen bør også gjøres fritt for støy og distraksjoner så langt det lar seg gjøre.

 

God møtestruktur på hjemmekontor

Å arbeide hjemmefra kan by på noen ekstra utfordringer, blant annet ved behov for deling av informasjon eller sparring av ideer. Samtidig er behovet for informasjon og kontakt mellom kollegaer enda større nå når man sjeldens sees. Dessverre kan man ikke lenger rope ut til naboen eller gjennomføre fysiske avdelingsmøter. Det blir derfor ekstra viktig ved hjemmekontor å sette opp en god møtestruktur og tydelig møteledelse for å opprettholde effektiviteten gjennom dagen. 

Det anbefales å sette opp faste møter gjennom dagen og uken, som tar for seg dagens arbeidsoppgaver, møter innad i avdelingen, lunsjmøter, eller andre felles aktiviteter. Det kan også lønne seg å avtale idemyldringer innad i en avdeling for både å få nye ideer og i større grad møte vårt behov for sosialisering. Det finnes i dag mange ulike videokonferanseverktøy eller internkommunikasjonsverktøy som kan gjøre en god møtestruktur lettere.

 

Ergonomisk tilpasset hjemmekontor

Ergonomi omfatter forskning og praktiske tiltak som skal bidra til å tilrettelegge arbeidsplassen slik at en jobb kan gjøres effektivt og trygt uten arbeidsskader og ubehag. Arbeidsmiljøloven sier at arbeidsgiver skal bidra til å forebygge skader blant de ansatte, og dette inkluderer da også å gjennomføre en ergonomisk arbeidsplassvurdering av de ansattes hjemmekontor. Selv om mange ansatte ikke tenker over ergonomien kan konsekvensene for helsen bli store om ingenting blir gjort for å ta hensyn. Ergonomisk tilpasning er særlig viktig nå som mange risikerer å være nødt til å arbeide hjemmefra over lang tid.

Ergonomisk tilrettelegging av hjemmekontoret kan gjøres gjennom tilpasninger av arbeidsplassen eller tilbud på tjenester om råd om egenbehandling og egentrening. Det vil si at man må ha tilgang på en god stol, pc-skjerm, tastatur og liknende utstyr som er tilpasset den enkelte for å bidra til forebygging av risikoen for smerter og skader. Blant annet bør arbeidsbelastningen plasseres på motsatt side av hånden man skriver med for å unngå skygger og dataskjermen skal plasseres med en armlengdes avstand, slik at man akkurat kan se over skjermkanten.  

 

Pausestrekk under hjemmekontor

Det kan være ekstra vanskelig å få nok daglig bevegelse når de fleste av de daglige gjøremålene gjøres hjemmefra. Samtidig sitter mange på hjemmekontor som er dårligere tilpassede arbeidsforhold enn hva man er vant med. Særlig for de som har mye stillesittende arbeid er det anbefalt med daglige pausestrekker, for å forhindre slitasjeskader og smerter i rygg, nakke, skuldre og armer.

Pausestrekk går ut på å sette av noen minutter om dagen til å forhindre lettere muskel- og skjelettplager blant de som jobber. Det kan også være godt for sjelen, da det på mange kan virke stressnedsettende. Pausestrekk er ikke et nytt fenomen, og mange bedrifter arrangerte allerede slike aktiviteter før koronaen førte til økt omfang av hjemmekontor. Nå øker som et resultat også tilgjengeligheten av digitale pausestrekker, noe som kan være positivt for arbeidsmiljøet og helsa i en ellers ensom og stillesittende hverdag for mange.

BONORD har gode erfaringer med overgangen til digital pausestrekk etter koronautbruddet. De kjører «live» pausestrekk to ganger i uken, og fra pausestekken ble arrangert fysisk tidligere har deltakelsen doblet seg. Nå er pausestrekken et populært tilbud blant de ansatte.  

 

Psykososiale utfordringer med hjemmekontor

En av de største utfordringene som har oppstått som følge av økt distansering fra andre og mer hjemmekontor, er oppblomstringen av psykiske plager. Mennesker er flokkdyr, og det går derfor imot vår naturlige reaksjon å distansere oss fra andre over lengre tid. Det kan føre til problemer med vår mentale helse gjennom ensomhet, depresjon, økt stress og liknende. Dette kan igjen føre videre til fysiske utfordringer. Det er derfor noe man absolutt må ta på alvor.

Noe av det beste man kan gjøre for å bekjempe dette er å snakke med mennesker som viser genuin interesse, vennlighet og åpenhet ovenfor deg. Dessverre er det ikke alltid like lett å finne noen som kan ta seg tid til dette oppi alt som skjer. Det kan også iblant være vanskelig å snakke med de man kjenner om problemer, og i disse tilfellene kan det være lurt å oppsøke profesjonell hjelp. Blant annet har Avonova en psykososial støttetelefon som bedrifter kan tilby sine ansatte, hvor man har mulighet til å snakke med kvalifisert helsepersonell om bekymringer man skulle ha.

Det er likevel viktig å huske at selv om man sitter mye for seg selv hjemme, både privat og på hjemmekontor, kan man også selv ta initiativ hvis man ønsker å føle mer samhøringhet med venner, familie eller kollegaer. Ring en god venn, eller ha en samtale med en kollega i bakgrunnen når du arbeider, slik at det er lettere å føle at man samarbeider med noen.

 

Uvisst hvor lenge anbefaling om hjemmekontor varer

Hjemmekontor er omdiskutert, og mens mange liker å ha muligheten til å arbeide mer hjemmefra, ønsker andre å returnere til en vanligere hverdag hvor man arbeider fra kontoret.

Dessverre er det umulig å si omtrentlig hvor lenge regjeringens anbefaling (og påbud) om hjemmekontor kommer til å vare. Det gjør at de fleste må smøre seg med tålmodighet en stund til. 

Vil du motta nyhetsbrev med nyttige tips til deg som leder?