Fra brannslukking til 3,4 % sykefravær: Slik snudde Brekkerød barnehage utviklingen

Da hverdagen ble ren brannslukking

Enhetsleder Marit Svensvik Rødsmoen kunne forstå sykmeldingene hver for seg. Utfordringen var hva som skjedde når fraværet ble høyt over tid.

På det meste hadde tre av fire avdelinger høyt sykefravær samtidig. De som var på jobb, måtte stadig dekke opp for kolleger som var borte. Etter hvert ble belastningen stor.

– Det blir tungt når du bare går og slukker branner. Du sitter med mange ideer om hva du har lyst til å gjøre, men får ikke gjort noe fordi du ikke vet hvem du har å lene deg på dagen etterpå, forteller Marit.

Hun hadde forsøkt å finne løsninger, men opplevde etter hvert at hun ikke lenger visste hva hun skulle gjøre.

Vendepunktet kom i en medarbeidersamtale med hennes egen leder.

– Da lederen min spurte hvordan det egentlig gikk på Brekkerød, fikk jeg helt knekken. For sannheten var jo at det egentlig ikke gikk så bra.

Til slutt stilte hun spørsmålet som skulle sette i gang endringen:

Var det hjelp å få?

Det var det.

De hadde allerede mye på plass

Brekkerød ble koblet på Halden kommunes systematiske arbeid med prioriterte enheter. Her samarbeidet kommunen, NAV Arbeidslivssenter og Avonova med arbeidsplassen om sykefravær og arbeidsmiljø.

Men da arbeidet startet, fant de ikke en barnehage der «alt var galt».

Tvert imot.

De ansatte opplevde at de hadde et godt arbeidsmiljø. Leder, tillitsvalgte og verneombud hadde allerede god dialog, og mange rutiner eksisterte fra før.

Det var nettopp dette som ble en viktig erkjennelse underveis.

– Mye av det hadde vi egentlig på plass, men det var ikke satt i et godt nok system, sier Marit.

Utfordringen handlet derfor ikke bare om å finne flere tiltak. Det handlet om å skape tydeligere struktur rundt det de allerede gjorde.

Sykefravær er mer enn én og én sykmelding

En viktig del av arbeidet var å løfte blikket fra den enkelte sykmeldingen og se på arbeidsplassen som helhet.

– Sykefraværsarbeid handler ikke bare om individoppfølging. Det handler også om å jobbe organisatorisk, sier Anders Næss Mikaelsen, psykososial rådgiver i Avonova.

Sammen gjennomførte de en psykososial og organisatorisk risikovurdering. De så blant annet på hvordan arbeidet var organisert, de mellommenneskelige forholdene og forhold knyttet til arbeidsoppgavene.

Deretter laget de en handlingsplan og fulgte tiltakene opp gjennom faste møter over tid.

Det siste viste seg å være viktig.

For en risikovurdering eller handlingsplan skaper liten endring dersom den blir liggende i en skuff. Derfor ble tiltakene tatt frem igjen og igjen:

Hva har vi gjort? Hva fungerer? Hva må vi endre? Og hvem har ansvaret videre?

Fra gode intensjoner til systematikk

Flere av grepene Brekkerød gjorde, var enkle.

De laget blant annet et årshjul som gjorde kjente aktiviteter og perioder gjennom året mer synlige. Ansvar ble tydeligere fordelt. Planer og referater ble gjort tilgjengelige for flere.

På den måten ble arbeidsmiljøarbeidet mindre avhengig av at én person skulle huske og følge opp alt.

Det ga også større forutsigbarhet i hverdagen.

– Nå opplever vi mer forutsigbarhet. Vi vet mer om hva som kommer, hvem som har ansvar og hvordan vi skal ta ting videre, forteller de ansatte.

Begynte å snakke åpent om sykefraværet

Arbeidet handlet ikke bare om planer og rutiner.

Det handlet også om hvordan de snakket sammen.

Når mange er borte over tid, kan sykefraværet raskt bli et tema i garderoben, på pauserommet eller mellom enkelte ansatte. På Brekkerød ønsket de i stedet å gjøre samtalen mer åpen og konstruktiv.

– Det viktigste var kanskje at vi begynte å snakke mer åpent. Ikke for å plassere skyld, men for å finne ut hva vi kunne gjøre sammen.

Ansatte fikk også større mulighet til å komme med innspill til hvordan arbeidshverdagen kunne bli bedre. Dette gjorde medvirkning og partssamarbeid til en sentral del av arbeidet – ikke noe som foregikk på siden av det.

For Marit ble dette en av de største endringene i prosessen. Tidligere satt hun ofte med følelsen av at det var hennes ansvar som leder å finne løsningene når sykefraværet var høyt.

Gjennom arbeidet fikk leder, tillitsvalgte og verneombud tydeligere roller og begynte å bruke hverandre mer aktivt. Flere tok eierskap til oppgaver som tidligere lett kunne havne hos lederen alene.

Det gjorde at Marit ikke lenger sto like alene når utfordringer skulle løses.

Erfaringen fra Brekkerød viser også noe viktig: Høyt sykefravær betyr ikke nødvendigvis at lederen eller HR gjør en dårlig jobb. Ofte finnes både gode tiltak, engasjerte mennesker og gode intensjoner allerede.

Det som mangler, kan være å få arbeidet satt godt nok i system.

Resultatene vises også i arbeidsmiljøet

Utviklingen i sykefraværet er tydelig. Men Brekkerød ser også andre tegn på at arbeidsplassen har endret seg.

I den siste 10-FAKTOR-undersøkelsen lå barnehagen over både landsgjennomsnittet og gjennomsnittet for Halden kommune på samtlige spørsmål.

Forskjellen merkes også i hverdagen.

Foreldre har kommentert at det er god stemning når de kommer inn i barnehagen.

– Det betyr veldig mye, for barna merker det når voksne er stresset, sier Marit.

Der det tidligere var mye uforutsigbarhet, beskriver de ansatte nå et sterkere lag og en arbeidshverdag der flere vet hva som skal gjøres og hvem som har ansvar.

Vil dere forstå hva som ligger bak sykefraværet hos dere?

Brekkerød barnehage fant ikke én enkel løsning. De fikk hjelp til å se hele arbeidsmiljøet – og sette det de allerede gjorde inn i et tydeligere system.

For mange virksomheter handler neste steg om å løfte blikket fra den enkelte sykmeldingen og se på hvordan arbeid, roller, samarbeid og oppfølging henger sammen.

Avonova hjelper virksomheter med å kartlegge arbeidsmiljø og sykefravær, identifisere hva som bør følges opp og bygge en struktur som gjør det lettere å jobbe systematisk over tid.