10,6 millioner spart: Slik tok daglig leder Silje Dueland kontroll på sykefraværet

På et bilverksted er det selvsagt å reagere når en varsellampe begynner å lyse – før motoren havarerer. Den samme tankegangen kan brukes på arbeidsmiljøet. For sykefraværet er ofte ikke det første varslet om at noe er galt. Det er sluttregningen etter at belastninger har fått bygge seg opp over tid.

Snuoperasjonen i Dueland Bilservice handlet derfor ikke bare om å følge opp fraværet bedre. Det handlet også om risikostyring, organisering og medarbeideroppfølging. Fram til og med juli 2026 er forskjellen mellom de faktiske kostnadene og et fortsatt kostnadsnivå som i juni 2022 beregnet til over 11 millioner kroner.

For en mindre virksomhet med et titalls ansatte er dette langt fra en HR-detalj. Det er et være eller ikke være med tanke på lønnsomhet, kapasitet, leveranser – og om hvorvidt ledelsen har kontroll på driften.

Sykefraværet var sluttregningen

Dueland Bilservice er et familieeid bilverksted i Haugesund, startet av Geir Dueland i 1993. Da datteren Silje overtok den daglige driften i 2018, tok hun over en virksomhet med et godt navn, dyktige medarbeidere og høyt tempo.

Men i 2022 var belastningen i ferd med å bli alvorlig. Verkstedarbeid innebærer tunge løft, krevende arbeidsstillinger, støy, vibrasjoner og arbeid på harde betonggulv. Samtidig skal kundene få bilene sine tilbake til avtalt tid, medarbeiderne skal følges opp og en rekke HMS-krav skal ivaretas.

I juni 2022 var sykefraværet kommet opp i 38,74 prosent. Den beregnede sykefraværskostnaden var 304 264 kroner på én måned.

Når en stor del av arbeidsstyrken er borte, stopper ikke de faste kostnadene. Kundene venter fortsatt, bilene skal fortsatt repareres og lederens arbeidsdag fylles av bemanningskabaler og oppfølging. I tillegg øker risikoen for at belastningen blir større på dem som er igjen.

Silje forsto at virksomheten ikke kunne fortsette på samme måte.

– På et tidspunkt sto vi ganske langt nede i gjørma. Vi hadde liten struktur på både HMS og ansatteoppfølging, forteller hun.

Arbeidsmiljø handler om hvordan jobben blir gjort

– Arbeidsmiljø handler ikke først og fremst om sosiale tiltak og trivsel. Det handler om hvordan arbeidet organiseres, planlegges og gjennomføres, og om belastningene medarbeiderne utsettes for mens jobben blir gjort, sier fagsjef Tor Erik Danielsen i arbeidsmedisin.

Hos Dueland lå HMS-dokumentasjonen i ringpermer. Sykefraværsoppfølgingen var lite strukturert, og mye av ansvaret hvilte på Silje selv. Hun skulle både lede den daglige driften, holde oversikt over lovpålagte krav og finne gode løsninger for medarbeidere med svært ulike behov.

Problemet var ikke mangel på vilje eller omtanke. Problemet var at en allerede presset leder skulle holde oversikt over for mye alene.

En leder skal følge opp medarbeiderne sine, men kan ikke samtidig være lege, psykolog, arbeidsmiljøekspert og saksbehandler. Lederansvaret handler også om å vite når virksomheten trenger kompetanse utenfra, helst før situasjonen har låst seg.

For å få kontroll valgte Dueland å gjøre sykefraværet til en tydelig leder- og driftsoppgave. I samarbeid med Avonova ønsket de å samle HMS-arbeidet og gjøre en nøye kartlegging av sykefraværsårsakene i bedriften.

Det ble starten på en omfattende snuoperasjon.

Fra enkeltsaker til et system som kunne forebygge

Det fantes ikke ett enkelt tiltak som kunne løse problemet. Først måtte Dueland forstå hva som skapte belastning, hvor risikoen lå og hva som hindret medarbeidere i å være på jobb.

Det viktigste grepet var ikke å gjøre den enkelte medarbeider mer robust. Dueland begynte med selve arbeidet: risikofaktorene, organiseringen, oppgavene og oppfølgingen. Tilbud som videolege og videopsykolog kom i tillegg – som støtte når medarbeidere trengte det.

For Silje betydde det at hun ikke lenger måtte finne alle svarene selv. For virksomheten betydde det tidligere innsats, bedre oversikt og større mulighet til å handle før et helseproblem utviklet seg til et langvarig fravær.

– Vi gikk fra å ha sporadisk kontakt til å følge opp ansatte i sykmelding jevnlig. Det ble mye lettere å tilrettelegge for dem som kunne komme delvis tilbake, forteller Silje.

Ett år kostet mindre enn én krisemåned

Resultatene kom ikke som en jevn, rett linje. Sykefraværet svingte også etter at arbeidet var satt i gang. Men over tid ble forskjellen markant.

I 2024 var det enkle gjennomsnittet av det månedlige sykefraværet på omtrent 2,2 prosent. De samlede beregnede sykefraværskostnadene for hele året var 204 257 kroner.

Det betyr at hele 2024 kostet mindre enn juni 2022 alene.

Den økonomiske effekten er den mest synlige forskjellen. Men en minst like viktig styringsgevinst var at Dueland nå visste mer: hvor risikoen lå, hvilke tiltak som var satt inn, hvem som hadde ansvar og om arbeidet faktisk ga effekt.

Også senere har virksomheten hatt enkelte måneder med høyere fravær. Forskjellen er at Dueland nå har oversikt, rutiner og tilgang til støtte når tallene beveger seg i feil retning. I januar og februar 2026 var sykefraværet på henholdsvis 0,92 og 1,38 prosent.

Snuoperasjonen handler derfor ikke om å fjerne alt sykefravær. Det er verken mulig eller ønskelig. Den handler om å forebygge det som kan forebygges, redusere varigheten der det er mulig og sikre at lederen ikke blir stående alene når situasjonen blir krevende.

Slik er 10,6 millioner kroner beregnet

I juni 2022 var den beregnede sykefraværskostnaden 304 264 kroner. Dersom det samme månedlige kostnadsnivået hadde fortsatt fra juli 2022 til februar 2026, ville den samlede kostnaden i perioden vært 13 387 616 kroner.

De faktiske beregnede kostnadene i den samme perioden var 2 812 668 kroner.

Forskjellen er 10 574 948 kroner.

Beregningen er et sammenligningsscenario basert på kostnadsnivået i juni 2022, ikke en revidert ROI-analyse som isolerer effekten av hvert enkelt tiltak. Den viser likevel størrelsesordenen på den økonomiske risikoen Dueland sto i – og verdien av å få fraværet ned på et helt annet nivå.

For Silje er konklusjonen klar:

– Ja, det er verdt hver eneste krone og er spart inn for lenge siden. Nå unngår vi alle 16-dagersfraværene som vi slet med før.

Det toppledelsen etterspør, blir fulgt opp

En analyse fra Oslo Economics anslår at et ikke-optimalt arbeidsmiljø koster norske virksomheter rundt 30 milliarder kroner årlig. Slike nasjonale beløp kan være vanskelige å forholde seg til. Dueland viser hvordan en liten del av regningen kan se ut i én konkret virksomhet.

Mange ledergrupper følger sykefraværsprosenten fra måned til måned. Langt færre vet hva fraværet faktisk koster, hvilke deler som kan påvirkes og hvilke varselsignaler som kommer før fraværet.

Hvis sykefraværet først kommer på agendaen når prosentene stiger, blir arbeidet lett reaktivt. Hvis ledelsen jevnlig etterspør risiko, tiltak og effekt, blir forebygging en del av driften.

Dueland ventet ikke på ett enkelt tiltak eller en rask løsning. De skaffet seg oversikt, tok sykefraværet inn i ledelsen og arbeidet systematisk over tid.

Det har gitt flere medarbeidere mulighet til å stå i jobb. Det har frigjort lederkapasitet. Og det har endret en kostnad som truet driften, til en risiko virksomheten i langt større grad har kontroll på.

Hva koster sykefraværet i deres virksomhet?

Høyt sykefravær skyldes sjelden én ting. Derfor starter en god løsning med å forstå kostnadsbildet, arbeidsmiljøet og hva som faktisk kan påvirkes.

Avonova kan hjelpe dere med å vurdere risikoen, identifisere de viktigste grepene og bygge en mer systematisk oppfølging av både ledere og medarbeidere.