Tips og råd til anbudsprosess for bedriftshelsetjenester

Alle virksomheter og bransjer må forholde seg til ulike lover og forskrifter. Det er virksomheten som har ansvaret for at man er i henhold til, og oppfyller disse kravene. Kravet om et «fullt forsvarlig arbeidsmiljø» er vidt, og kan innbefatte mye. Bedriftshelsetjenesten skal bistå med kunnskap, kompetanse og erfaring slik at vi sammen jobber forebyggende med systematisk HMS-arbeid.

Virksomheter sitter med ulik intern kompetanse. Det har betydning for hvor mye ekstern bistand og kompetanse dere som bedrift har behov for å hente inn fra bedriftshelsetjenesten.

Formaliteter

Bedriftshelsetjenesten skal være offentlig godkjent bedriftshelsetjeneste. Videre er det opp til dere som bedrift hvilke andre kvalifikasjonsdokumenter dere vil innhente som f.eks. firmaattest, skatteattest, økonomirapporter m.m. Vi som bedriftshelsetjeneste må dokumentere ovenfor arbeidstilsynet hvordan vi gjennomfører krav om opplæring for ansatte. Vi skal være en trygg og kvalitetsbevisst samarbeidspartner. En seriøs bedriftshelsetjenesteleverandør innehar ulike sertifiseringer. Dokumentasjon på kvalitetssystem eksempelvis ISO 9001 bør også være med som kvalifikasjonskrav. Miljøsertifisering 14001 og eller Miljøfyrtårn er også eksempler på kvalifikasjonskrav som bør ligge til grunn i en anbudsforespørsel.

Be om referanser fra tilsvarende bransje. Alle virksomheter lever av resultater gjennom fornøyde kunder. Har leverandøren systemer for å kartlegge kundetilfredshet på tjenestene som de tilbyr for å sikre utvikling og kvalitet på sine tjenester?

Tydelige rammer og struktur for samarbeid

Konkretisering og tydelige rammer for samarbeidet er viktig. Hvordan når man ut til ledelsen og de ansatte med informasjon? Sørg for at alle får lik informasjon, være seg risikobildet, innsikt i kartlegginger, involver ansatte i potensielle tiltak, slik at man jobber sammen om dette arbeidet og utvikler arbeidsmiljøet sammen med bedriftshelsetjenesten. Sørg for å kle på organisasjonen og lederne med riktig kunnskap og kompetanse. Hvem skal ha bestillingsmyndighet og sørg for at man har bestiller kompetanse. Etterspør samarbeidsmodell og eller arbeidsmetodikk.

Konkretiser behov

Konkretiser behovet ovenfor leverandøren. Gjennom skreddersøm kan man tilpasse løsninger som akkurat deres virksomhet og bransje har. Gjennom konkrete behov og beskrivelse av disse, kan leverandøren differensiere hvilke tjenester løsningen skal inneholde. Utfordre gjerne leverandøren på å komme med et helhetlig forslag på løsning, som ivaretar behovene. Ha en tydelig bestilling på hva akkurat din virksomhet er opptatt av (kravspesifikasjon i henhold til aktuell eksponering).

Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet lønner seg over tid

Gjennom kartlegging og risikovurdering får man en oversikt over risikobilde og eksponeringer i virksomheten. Behovene kan være ulike og differensierte. Sett fokus på hvordan man sikrer god måloppnåelse, lag gode samarbeidsplaner, og ha fokus på områder som forebygger uhelse og skaper engasjerte medarbeidere og økt lønnsomhet. Velg en leverandør som er proaktiv, som dere kan jobbe forebyggende med ift. arbeidsmiljøarbeid.

For å lykkes med et godt samarbeid, er bedriftshelsetjenesten avhengig av å bli mest mulig kjent med deres virksomhet og behov. Bedriftshelsetjenesten trenger å være involvert på de arenaene der arbeidsmiljøspørsmål blir løftet og drøftet, dette kan være arbeidsmiljøutvalg, sykefraværsfora, HMS fora, AKAN utvalg osv.

Forebyggende arbeidsmiljøarbeid er mer lønnsomt enn å koble på bedriftshelsetjenesten reaktivt ved f.eks. sykefravær eller uforsvarlig arbeidsmiljø. Lag gode planer og ha klar strategi for hvordan man skal jobbe med HMS arbeidet. Får man en rød tråd fra kartlegginger/risiko til utarbeidelse av mål og igangsetting av tiltak, før man evaluerer og fortsetter HMS arbeidet, så vil hele organisasjonen bidra til å skape en god kultur, med jobbengasjement, trivsel og identitet.

Lokal bistand innenfor sentrale rammer

For virksomheter som har flere lokasjoner og enheter i Norge, velg en leverandør som kan bistå dere der dere er, slik man har lokal bistand når behovene oppstår. Det er mange fordeler med å ha én leverandør innen bedriftshelsetjeneste. En leverandør gir enhetlige leveranser og lik rapportering. Videre kan man enkelt sammenligne avdelinger opp mot hverandre og ikke minst dra med seg kunnskap og erfaring fra en lokasjon til den neste. Felles systemer er tidsbesparende for leverende personell og lønnsomt for kundene.

Leveransekraft

Leveransekraft og rask responstid er lønnsomt for dere som kunde. Etterspør dette hos bedriftshelsetjenesten. Velg en leverandør som har riktig sammensetning av kompetanse i henhold til hva dere som bedrift har behov for. Bedriftshelsetjenestenes oppgave er å se på deres arbeidsmiljø med ulike øyne, enten det er en bedriftslege, organisasjonspsykolog, yrkeshygieniker, fysioterapeut, sykepleier eller HMS rådgiver.

Proaktivitet

Velg en leverandør som er opptatt av proaktivitet og utvikling, både innen kompetanse, trender og teknologi. Lovverket utvikler seg, og kundebehov utvikler seg. Er leverandøren i henhold til ulike sertifiseringer, følger leverandøren med på trendene og vet hva markedet etterspør av kompetanse? Etterspør dokumentasjon som ivaretar krav som deres marked krever. Spør om leverandørens styrker. Leverandørene har ofte et bredt tjenestespekter, ulik arbeidsmetodikk og forskjellige kvaliteter. Spør man om leverandørens styrker vil man enkelt kunne få en rask oversikt over fordelene med å velge akkurat den leverandøren.

Kvalitet og pris

Lønnsomhet har en sammenheng med kvalitet, verktøy, leveransekraft og pris. Sammenligning av f.eks. timespriser med en annen leverandørs timespris kan være utfordrende, da den ene leverandøren kan ha verktøy, systemer, kompetanse og erfaring til å hjelpe deg på halvparten av tiden som den andre leverandøren bruker.

Se på hvilken bedriftshelsetjeneste som kan gi dere god verdi, løsninger som er innovative, tidsbesparende, og som har kompetanse og erfaring til å bistå slik at vi i samarbeid kan skape nytteverdi og lønnsomhet. Tenk gjennom dette før dere setter kvalitet og pris opp mot hverandre.

Mange bedrifter bruker mer ressurser på å gjennomføre en anbudsprosess, enn de sparer på selve anbudsinnhentingen, tenk derfor nøye igjennom om dere skal bruke mye tid og ressurser på en anbudsprosess, eller om dere skal gå i direkte dialog med leverandør.

Ønsker du å ha en dialog om anbud og tilbudsforespørsel?

Send oss en epost på anbud@avonova.no