10 tegn på at HMS-systemet ditt er for tungvint

Uansett hva slags system du har i dag, er det absolutt viktigste at du er trygg på at du oppfyller kravene til internkontroll og HMS i din bransje. Dersom du svarer nei på dette spørsmålet, bør du ta grep.Her får du ti kjennetegn som tyder på at du trenger et nytt HMS-system.

1. Du er usikker på om du oppfyller kravene til internkontroll og HMS

Som vi allerede har åpnet med. HMS-systemet skal hjelpe deg gjøre bedriften trygg og effektiv i HMS-arbeidet og dermed bidra til å skape et godt og produktivt arbeidsmiljø. Det bør derfor gi deg tilgang til oppdaterte lover og forskrifter. Det vil si at det bør inneholde en liste med lover og regler som er relevant for din bedrift og bransje. Alle i bedriften skal kjenne til gjeldende lover og regler for HMS.

2. Du har delegert bort HMS-ansvaret til en eller flere ansatte

Har du overlatt ansvaret for HMS til en eller noen få av dine ansatte og tenker at du som daglig leder kan konsentrere deg om andre (les viktigere) ting? Det er ikke sånn det fungerer i praksis. Du kan ikke delegere bort ansvaret for HMS-arbeidet. Øverste leder på arbeidsplassen vil alltid ha det overordnede ansvaret for at helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Som regel er dette daglig leder eller administrerende direktør. I tillegg har arbeidstakerne også plikter i forhold til arbeidsmiljøet, og som ansvarlig bør du sørge for at de kan gjøre dette på en enkel og god måte gjennom et effektivt HMS-system. For at leder bedre skal forstå sitt ansvar, har myndighetene innført et krav om at alle daglige ledere skal ha opplæring i systematisk HMS-arbeid. Plikten er personlig.

3. Det er ikke registrert et eneste avvik i din virksomhet

Dette kan virke som noe positivt ved første øyekast, men er ikke det ved nærmere ettertanke. Hva er sannsynligheten for at driften din er helt perfekt alltid og at det aldri skjer noe som helst av uønskede hendelser? Den er lik null. Dette er et symptom på at du bør ta grep. Det kan bety at dine ansatte ikke vet om hvordan de skal varsle avvik og/eller at de ikke vet at de har en forpliktelse til å gjøre det, når de oppdager noe. En annen mulig forklaring er at terskelen for å melde fra er for høy. Det er et tegn på at det er behov for å systematisere medvirkningen. Ved å involvere og fordele ansvar, bidrar de ansatte til å forbedre sin egen arbeidsplass.

4. HMS-systemet ditt er vanskelig å forstå og bruke

Det skal ikke være vanskelig å følge de lovpålagte kravene til å systematisk følge opp bedriftens HMS. Systemet ditt bør tydeliggjøre hva du skal gjøre og forklare deg hvordan. I tillegg bør du ha tilgang til maler som gjør selve gjennomføringen enklere. Har du ikke dette i ditt nåværende HMS-system, så er det på tide å se seg om etter noe annet.

5. Det er vanskelig å få oversikt over status på HMS-arbeidet

Alt av HMS bør samles et sted, slik at dere sparer tid. Du skal raskt kunne se hva som er gjort og av hvem. Du bør ha tilgang på en oversikt over bedriftens HMS-mål og organiseringen av HMS-arbeidet. Det bør gi en beskrivelse av hvordan dere aktivt jobber for å nå disse målene, tidsfrister og hvem som er ansvarlig. Målene skal sørge for at det aktivt jobbes med å holde arbeidsplassen så trygg som mulig. Det er viktig at alle kan rutinene for sikkert arbeid og hvem de skal kontakte, dersom avvik oppdages. Det er viktig at du som leder og øvrig vernetjeneste jobber helhetlig og i samme system og ikke lagrer «døde» dokumenter i ulike mapper på ulike steder. Da er det tidkrevende å få oversikt.

6. Det tar lang tid å gjennomføre endringer og varsle om endringer

HMS-systemet ditt bør legge til rette for at endringer og varsling om endringer kan gjøres med letthet. Det må inneholde en direkte kanal hvor ansatte for eksempel kan varsle om avvik, mangler eller mulige forbedringer. Det må også være tydelig hvem som er ansvarlig for å behandle disse, og hvordan dette skal gjøres. Du har en plikt til å involvere ansatte og holde dem løpende oppdatert på HMS-feltet. Har du et papirbasert system eller lagrer «døde» dokumenter digitalt, blir det vanskeligere å involvere.

7. Du arbeider med HMS i skippertak og opplever det som vanskelig å dokumentere fortløpende

Dokumentasjon av arbeidet blir stadig viktigere. Det stilles stadig nye krav til dette i ulike lovverk. Systemet ditt bør gjøre det mulig å dokumentere underveis. Det får du gjennom et digitalt HMS system. Det gjør det mulig å samle alt på samme sted med en gang. Ligger dokumentasjonen spredt i ulike digitale mapper som tilhører ulike personer, vil du heller ikke ha oversikt over det løpende arbeidet som vi allerede har vært inne på i punkt 3. Du bør unngå skippertak. Det er et symptom på at systemet ikke fungerer. Det betyr ofte at du sannsynligvis jobber reparerende og ikke helsefremmende. Det kan virke arbeidsbesparende der og da og ikke dokumentere, men det blir tungt i lengden når det dere blir enige om muntlig må ned på papiret. Det er behov for å skape en kultur og et miljø for kontinuerlig forbedringsarbeid.

8. Det er nærmest umulig å utføre den systematiske revisjonen du er pålagt

Dette henger sammen med punkt 5 og punkt 6. Man er pålagt å systematisk gjennomgå alle revisjoner, funn og tiltak, og hvem som gjorde hva med hvilke elementer. Det skal settes en dato for gjennomgangen som bør gjøres en gang i året. Under denne gjennomgangen bør man få svar på for eksempel:

• Følges HMS-handlingsplaner opp?

• Har det kommet regelendringer av betydning?

• Er HMS-forholdene under kontroll?

• Hvordan sørger du for involvering av de ansatte?

• Fungerer avvikssystemet? Meldes det fra om feil og mangler og i hvilket omfang?

• Kan du dokumentere hvordan sakene håndteres?

• Hva er status for kompetanse og opplæring?

HMS-systemet ditt bør inneholde en sjekkliste og maler for denne årlige gjennomgangen. Har du aldri gjennomført en slik HMS-revisjon? Skaffe deg et system som hjelper deg med å strukturere og gjennomføre arbeidet.

9. Du vet ikke hva en kartlegging og risikovurdering bør inneholde

HMS-systemet skal gjøre det enkelt for deg å ha kontroll på alle farer og problemer som kan oppstå på arbeidsplassen, enten det dreier seg om fysiske, psykososiale, ergonomiske eller organisatoriske forhold. HMS-systemet bør inneholde en mal for risikovurdering med klare oppgaver og mål. Uten en klar målsetting blir vurderingen ofte lite fokusert og gir ikke de svarene dere trenger. Gå systematisk fram og dokumenter det dere finner. Se på alle arbeidsoperasjoner og alle lokasjoner: Hva kan tenkes å forårsake sykdom eller skade – akutt eller over tid?

10. Du har en opplevelse av at du sitter alene og mangler støtte og kompetanse i HMS-hverdagen

Enten det er kun du som daglig leder som har HMS-ansvar eller du deler det med noen flere, så er det ingen grunn til at dere skal føle dere alene. En kombinasjon av et digitalt HMS-system kombinert med aktiv rådgivning er tilgjengelig. Dersom du samtidig involverer øvrige ansatte direkte og sikrer deres involvering, så vil også de gi verdifulle bidrag til innholdet i HMS-arbeidet.

Med Avonova Assist får du en komplett verktøykasse til bedriften din. Du får blant annet et komplett HMS-system som legger til rette slik at du oppfyller alle lovpålagte krav, og du får tildelt din egen HMS-rådgiver fra Avonova. Rådgiveren gjennomgår ditt løpende HMS-arbeid og gir deg konkrete tips og råd til forbedring og gjennomføring.